The Department of Clinical Operations plays a critical role in overseeing the medical functions and clinical operations of an organization.

The role of this department includes providing administrative oversight to the entire clinical operations team, thus ensuring that the department runs efficiently and effectively.

The Clinical Director Department works alongside the board, CEO, and business development, to develop a shared vision, mission, and strategic plan, and further, to ensure its alignment across the organization.

In addition, this department collaborates closely with the Quality Improvement and Control department and other relevant sections to create and implement policies and processes aimed at improving patient outcomes.

• This department is also responsible for:
  Developing and authorizing clinical protocols for medical operations
• Training oversight
  Overseeing ongoing training for all medical personnel
• Medical reference & governance
  Serving as a medical reference point for vendors and external companies, participating in board meetings and discussions as required, in addition to providing guidance to other departments with regards to the accuracy of medical content
• Medical services operation
  Medical services operation
• Process improvement & KPI assessment
  Contributing to the continuous process improvements and Key Performance Indicator (KPI) assessments to maintain high standards of care
• Project governance
  Defining timelines, milestones, accreditation activities and Statements of Work (SOW) limitations to guide project analysis execution
• Resource management
  Allocating and managing medical resources
• Clinical audits & studies
  Clinical audits and studies
• Medication safety & control
  Medication safety and control
• Maritime Services (ongoing project)
  The maritime services department oversees the operations of boat ambulances and as such is responsible for setting standards for the evacuation, logistics and medical requirements, and monitoring the day-to-day operations in keeping with the aforementioned standards.
  
  As a pioneer in the field of maritime medical services, this department would help set the national standard of care for maritime medical services in the Kingdom of Saudi Arabia.
  
  The Maritime Services Department has the additional role of coordinating with the EMS Operations Manager for further assistance and ground support. This includes managing on-duty maritime paramedics and setting their schedules as required. The department also secures and maintains the necessary licenses for practice within the maritime sector. In addition, it provides training for medical evacuations and is actively involved in evacuation training and consultation. Another key function of the department is to offer consultation regarding maritime safety and related medical events and projects.
• Logistics
  Within the department, the logistics unit plays a vital role of integrating the dispatch system with the maritime command center. This role also includes providing and maintaining a list of necessary equipment, working closely with the supply chain to ensure that every marine station is properly equipped.
• Operations
  The operation unit assists with consultations for projects and maritime institutes, oversees maintenance issues, and may later become involved in Helicopter EMS operations through comprehensive integration methods.
• Evacuation Medical Personnel
  The unit aims to perform duties similar to paramedics, in addition to undergoing additional training in STCW courses and maritime evacuation courses to ensure that they are fully equipped for their specialized roles in maritime operations.
• Medical Management
  The Medical Management section plays a crucial role in ensuring the effectiveness of medical education and enhancing the overall patient experience.
• Health Education
  This section is responsible for providing education and training to the paramedics and physicians based on best practices under the guidance of a medical education specialist. This entails developing courses and presentations tailored to the appropriate audience, as well as providing recommendations for internal training.
  
  Additionally, this section works closely with the Maritime Services Department to develop and audit medical evacuation courses, ensuring that they meet the necessary standards. Furthermore, the department collaborates with the marketing team to provide medical information for marketing purposes and recommends updates to EMS clinical protocols. This section may also coordinate with EMTC in order to commercialize Team 1 courses.
• Patient Experience
  This section works closely with the quality department to assess, create, and implement policies aimed at improving patient experience. By analyzing both qualitative and quantitative patient report data, it identifies gaps or areas needing improvement in patient experiences. It is also tasked with observing and auditing cases and medical reports chosen at random, to assess the interactions and standard of communication between the EMS staff, physicians, and patients. Furthermore, the section collaborates with the logistics team to ensure that equipment, ambulances, and medications used are safe and contribute to positive patient outcomes.
• Medication Control
  This unit is responsible for the overseeing all matters relating to medication. It works closely with the Medical Store in order to itemize, recommend storage environment criterion, and ensure that the proper forms are utilized for prescription medications and narcotics. In addition, this unit is tasked with performing analyses for medication economy, co-authoring clinical policies related to medications (indications, contra indications and so on), advocating for drug and medication safety. This unit is the responsible entity for all narcotics and the policies surrounding it.
• Case Management
  This department plays a vital role in overseeing medical treatment through medical report review and signing, directing treatment as needed, prescribing medications as appropriate and supporting the field teams on cases requiring physician intervention.
• Disaster Management
  The Disaster Management unit is responsible for coordinating responses to public health emergencies and ensuring preparedness for various disaster scenarios.
• Disaster Management – Responsibilities include:
  Guiding the actions of Paramedics and EMTs during an established Mass casualty event/disaster
• All-hazards planning
  Placing the disaster plan using an all-hazards approach and preparing for a wide variety of potential risks
• Incident Command System
  Establishing the internal Incident Command System and its associated processes to facilitate an organized response
• MOH & SRCA coordination
  Communicating with the Ministry of Health (MOH) and Saudi Red Crescent Authority (SRCA) to coordinate a joint disaster response
• Procurement & surge capacity
  Coordinating and working closely with procurement to secure back-up equipment and assess surge capacity to ensure preparedness

يلعب قسم العمليات السريرية دوراً محورياً في الإشراف على الوظائف الطبية والعمليات السريرية داخل المنظمة.

تشمل مهام هذا القسم توفير إشراف إداري على فريق العمليات السريرية بالكامل لضمان عمل القسم بكفاءة وفعالية.

يعمل قسم المدير السريري جنباً إلى جنب مع مجلس الإدارة والرئيس التنفيذي وتطوير الأعمال لوضع رؤية ورسالة وخطة استراتيجية مشتركة، وضمان مواءمتها عبر المنظمة.

كما يتعاون القسم بشكل وثيق مع قسم تحسين الجودة والرقابة والأقسام ذات الصلة لوضع وتطبيق السياسات والعمليات التي تهدف إلى تحسين نتائج المرضى.

• كما يتولى القسم المسؤوليات التالية:
  تطوير واعتماد البروتوكولات السريرية للعمليات الطبية
• الإشراف على التدريب المستمر
  الإشراف على التدريب المستمر لجميع الكوادر الطبية
• مرجعية طبية وحوكمة
  العمل كنقطة مرجعية طبية للموردين والشركات الخارجية والمشاركة في اجتماعات مجلس الإدارة والنقاشات عند الحاجة، إضافةً إلى تقديم الإرشاد للأقسام الأخرى بشأن دقة المحتوى الطبي
• تشغيل الخدمات الطبية
  تشغيل الخدمات الطبية
• التحسين المستمر ومؤشرات الأداء
  المساهمة في التحسين المستمر للعمليات وتقييم مؤشرات الأداء الرئيسية للحفاظ على معايير عالية للرعاية
• حوكمة المشاريع
  تحديد الجداول الزمنية والمعالم وأنشطة الاعتماد وحدود نطاق العمل (SOW) لتوجيه تنفيذ تحليل المشاريع
• إدارة الموارد
  تخصيص وإدارة الموارد الطبية
• التدقيقات والدراسات السريرية
  إجراء التدقيقات والدراسات السريرية
• سلامة الدواء والرقابة
  سلامة الدواء والرقابة عليه
• الخدمات البحرية (مشروع قائم)
  يشرف قسم الخدمات البحرية على تشغيل سيارات الإسعاف البحرية (قوارب الإسعاف)، وهو مسؤول عن وضع معايير الإخلاء واللوجستيات والمتطلبات الطبية، ومتابعة العمليات اليومية بما يتوافق مع تلك المعايير.
  
  وبصفته رائداً في مجال الخدمات الطبية البحرية، يسهم هذا القسم في وضع المعيار الوطني للرعاية في الخدمات الطبية البحرية داخل المملكة العربية السعودية.
  
  كما يتولى قسم الخدمات البحرية مهمة التنسيق مع مدير عمليات الإسعاف (EMS Operations Manager) لتقديم الدعم والمساندة البرية عند الحاجة، بما في ذلك إدارة المسعفين البحريين المناوبين وإعداد جداولهم، وتأمين التراخيص اللازمة للممارسة داخل القطاع البحري. إضافةً إلى ذلك، يقدم القسم التدريب على الإخلاء الطبي ويشارك في تدريبات واستشارات الإخلاء، ويقدم الاستشارات المتعلقة بسلامة الأنشطة البحرية والفعاليات والمشاريع ذات الصلة.
• الخدمات اللوجستية
  داخل القسم، تلعب وحدة الخدمات اللوجستية دوراً محورياً في دمج نظام الإرسال مع مركز القيادة البحري. ويشمل ذلك توفير قائمة بالمعدات الضرورية والمحافظة عليها، والعمل بشكل وثيق مع سلسلة الإمداد لضمان تجهيز كل محطة بحرية بالشكل المناسب.
• العمليات
  تساعد وحدة العمليات في تقديم الاستشارات للمشاريع والمعاهد البحرية، ومتابعة مشكلات الصيانة، وقد تشارك لاحقاً في عمليات الإسعاف الجوي (Helicopter EMS) عبر أساليب تكامل شاملة.
• طاقم الإخلاء الطبي
  يهدف هذا القسم إلى أداء مهام مشابهة للمسعفين، مع الحصول على تدريب إضافي في دورات STCW ودورات الإخلاء البحري لضمان الجاهزية الكاملة للأدوار المتخصصة ضمن العمليات البحرية.
• الإدارة الطبية
  تلعب الإدارة الطبية دوراً أساسياً في ضمان فعالية التعليم الطبي وتعزيز تجربة المريض.
• التثقيف الصحي
  يتولى هذا القسم تقديم التعليم والتدريب للمسعفين والأطباء وفق أفضل الممارسات وتحت إشراف مختص بالتعليم الطبي، بما يشمل تطوير الدورات والعروض التقديمية المناسبة للفئات المستهدفة وتقديم التوصيات للتدريب الداخلي.
  
  كما يعمل القسم بالتعاون مع قسم الخدمات البحرية لتطوير وتدقيق دورات الإخلاء الطبي لضمان مطابقتها للمعايير المطلوبة. بالإضافة إلى ذلك، يتعاون مع فريق التسويق لتزويده بالمعلومات الطبية اللازمة لأغراض التسويق، ويوصي بتحديث بروتوكولات الإسعاف السريرية. وقد ينسق أيضاً مع EMTC لتسويق دورات Team 1.
• تجربة المريض
  يعمل هذا القسم بشكل وثيق مع قسم الجودة لتقييم ووضع وتطبيق سياسات تهدف إلى تحسين تجربة المريض. ومن خلال تحليل بيانات تقارير المرضى النوعية والكمية، يتم تحديد الفجوات أو مجالات التحسين. كما يتولى القسم مراقبة وتدقيق حالات وتقارير طبية مختارة عشوائياً لتقييم جودة التفاعل ومعايير التواصل بين كوادر الإسعاف والأطباء والمرضى. بالإضافة إلى ذلك، يتعاون مع فريق اللوجستيات لضمان سلامة المعدات وسيارات الإسعاف والأدوية المستخدمة ودعم النتائج الإيجابية للمرضى.
• رقابة الأدوية
  تتولى هذه الوحدة الإشراف على جميع ما يتعلق بالأدوية. وتعمل بشكل وثيق مع المستودع الطبي لحصر الأصناف والتوصية بمعايير بيئة التخزين، وضمان استخدام النماذج الصحيحة للأدوية الموصوفة والمواد المخدرة. كما تقوم بتحليل اقتصاديات الدواء، والمشاركة في إعداد السياسات السريرية المتعلقة بالأدوية (الدواعي، الموانع، وغيرها)، وتعزيز سلامة الأدوية. وتُعد هذه الوحدة الجهة المسؤولة عن جميع المواد المخدرة والسياسات المنظمة لها.
• إدارة الحالات
  يسهم هذا القسم في الإشراف على العلاج الطبي من خلال مراجعة التقارير الطبية واعتمادها، وتوجيه العلاج عند الحاجة، ووصف الأدوية حسب المناسب، ودعم الفرق الميدانية في الحالات التي تتطلب تدخل الطبيب.
• إدارة الكوارث
  تتولى وحدة إدارة الكوارث تنسيق الاستجابة لحالات الطوارئ الصحية العامة وضمان الجاهزية لمختلف سيناريوهات الكوارث.
• مسؤوليات إدارة الكوارث تشمل:
  توجيه أعمال المسعفين وفرق EMT أثناء وقوع حدث/كارثة إصابات جماعية معتمدة
• التخطيط وفق نهج جميع المخاطر
  وضع خطة الكوارث وفق نهج جميع المخاطر والاستعداد لمجموعة واسعة من المخاطر المحتملة
• نظام قيادة الحوادث
  إنشاء نظام قيادة الحوادث الداخلي وعملياته المرتبطة به لتيسير استجابة منظمة
• التنسيق مع وزارة الصحة والهلال الأحمر
  التواصل مع وزارة الصحة (MOH) وهيئة الهلال الأحمر السعودي (SRCA) لتنسيق استجابة مشتركة للكوارث
• المشتريات والقدرة الاستيعابية الطارئة
  التنسيق والعمل بشكل وثيق مع المشتريات لتأمين معدات احتياطية وتقييم القدرة الاستيعابية لتعزيز الجاهزية